POLÍTICA DE RETENCIÓN

SAILGP

Estrategia y política de conservación de documentos

F50 League LLC ("F50") se compromete a proteger y respetar su privacidad. F50 es una sociedad constituida en Delaware con domicilio social en One Liberty Plaza, 165 Broadway, Nueva York, NY 10006 USA.

En la gran mayoría de los casos, es probable que el responsable del tratamiento de los datos sea F50, como consecuencia de la gestión centralizada de los datos en todo el Grupo F50. En esta política, las referencias a "SailGP"se entenderán hechas al Grupo F50 (por separado o en conjunto), F50 y sus filiales, así como a cualquier sociedad de cartera de F50 y sus filiales, según proceda. Si tiene alguna pregunta en relación con esta Política, deberá ponerse en contacto con F50 en primera instancia a través de contact@sailgp.com o a la siguiente dirección:

Responsable de Protección de Datos
SailGP
6th Floor, Kings House
174 Hammersmith Road
Londres
W6 7JP

Introducción

  1. La información y los datos son uno de los activos corporativos clave de SailGP. En el desempeño de sus diversas funciones, SailGP acumula información procedente tanto de particulares como de organizaciones externas. SailGP también genera una amplia gama de datos, que se registran en documentos y archivos. SailGP se esfuerza por mantener los datos de conformidad con la Ley.

  2. Estos documentos y registros están en varios formatos diferentes, ejemplos de los cuales incluyen, (pero no se limitan a) comunicaciones como correos electrónicos, comunicados de prensa e información relacionada con las series, eventos, equipos, nuestros socios comerciales y patrocinadores, entradas y retransmisión de las Series.

  3. A efectos de la presente Política, los términos "documento", "datos" y "registros" incluyen la información tanto en papel como en formato electrónico.

  4. En determinadas circunstancias, será necesario conservar documentos específicos para cumplir requisitos legales o reglamentarios y también para satisfacer necesidades operativas justificables. La conservación de documentos también puede ser útil para acreditar hechos o acuerdos en caso de litigio, así como para preservar información que tenga valor histórico. SailGP ha elaborado esta Política con la intención de beneficiar a SailGP y a los interesados para lograr un cuidadoso equilibrio entre las obligaciones legales, la eficacia operativa y la conservación de los datos durante periodos razonables y adecuados a las circunstancias.

  5. SailGP conservará algunos datos y formas de información durante más tiempo que otros. De acuerdo con el principio 5 de la Ley, no se pretende conservar la información más tiempo del necesario.

  6. La conservación de todos los documentos y registros es poco práctica, por lo que la eliminación adecuada constituye un aspecto importante de esta política. La eliminación ayudará a SailGP a mantener un espacio de almacenamiento electrónico y de oficina suficiente y despejará las oficinas. SailGP aplica un enfoque de "papel ligero" a los documentos en papel, conservando la gran mayoría de los registros electrónicamente en lugar de copias impresas siempre que sea posible.

SailGPLa política de conservación de SailGP es una herramienta utilizada para garantizar la conservación de la información empresarial, los datos personales y los datos personales sensibles durante el tiempo que sea necesario y esté justificado, de conformidad con nuestro enfoque equilibrado mencionado en el apartado 4 anterior. desea ser transparente y proactiva para ofrecer a los interesados transparencia sobre la forma en que SailGP conservará los datos y, en última instancia, los destruirá. Esta Estrategia de Conservación de Documentos debe leerse en combinación con nuestra Política de Privacidad https://www.SailGP.com/privacy-policy. Tiene en cuenta el contexto en el que opera SailGP , incluido el entorno legal y normativo, por ejemplo el cumplimiento del quinto principio de protección de datos, las expectativas de las partes interesadas y las obligaciones legales vigentes de SailGP. Su objetivo principal es informarle sobre el modo en que se conservan, procesan, archivan y destruyen los datos para que la actividad de eliminación pueda llevarse a cabo de forma coherente y controlada.

Para cada categoría de datos pertinente se ofrece una tabla con el periodo de conservación previsto. El periodo de conservación se aplica a todos los registros de esa categoría por defecto, y se respetará siempre que sea posible, aunque SailGP reconoce que puede haber circunstancias excepcionales que requieran que los documentos se conserven durante periodos más cortos o más largos. Además, cabe señalar que, en consonancia con la Ley y con la obligación de SailGPde aplicar medidas de seguridad físicas y técnicas adecuadas, los datos y la información que SailGP posee electrónicamente son objeto de copias de seguridad periódicas y regulares. Estas copias de seguridad se mantienen indefinidamente y de acuerdo con la política de seguridad de SailGPpara garantizar la coherencia y el marco estable en el que SailGP desarrolla su actividad. Sobre esta base, estas copias de seguridad no se ven afectadas por los periodos de conservación para cada categoría de datos relevante que forman parte de esta Política. El conjunto de datos que forma parte de cada copia de seguridad no se verá afectado por los periodos de conservación ni por las medidas adoptadas en consonancia con los periodos de conservación que se mencionan a continuación.
Los periodos de conservación también se aplican a todos los formatos de registros, es decir, papel y electrónico, a menos que se indique específicamente lo contrario.

Los principales factores en los que se basan las decisiones sobre retención son:

  • Necesidad empresarial.
  • Servicios prestados a nuestros clientes y aficionados.
  • Prestación de servicios profesionales, como la liga mundial de deportes.
  • Nuestra experiencia sobre cuándo es probable que la conservación de la información y los datos sea beneficiosa para el interesado en función de los servicios específicos que solicite a SailGP, incluida la información actualizada sobre las operaciones de SailGP.
  • Requisitos legislativos y reglamentarios: por ejemplo, cumplimiento del quinto principio de protección de datos. Cuando proceda, se enumerará la legislación aplicable.
  • Consentimiento informado y expreso del interesado.

Según nuestra experiencia, los interesados suelen estar dispuestos a consentir que SailGP conserve los datos y la información más allá de los periodos mencionados en esta Política. El motivo y la justificación de estos periodos ampliados de conservación, a modo de ejemplo, pueden incluir:

  • Prestación de servicios ampliados de mantenimiento de registros.
  • Eliminación de una carga administrativa para los interesados.
  • Facilitar la comunicación entre SailGP y el interesado.
    Mantener una relación comercial continuada, que puede limitarse a cuestiones como el interés continuado del interesado en SailGP , incluida la asistencia a eventos organizados anualmente.

Por lo tanto, no es inusual que los interesados den su consentimiento libre e inequívoco a SailGP para conservar los datos más allá de los periodos que forman parte de esta Política.

Calendario de conservación de datos - Resumen

1. Propósito de este documento
Una parte vital de la política y la práctica de protección de datos de SailGPes que los datos personales se conserven durante el periodo de tiempo adecuado, ni demasiado largo ni demasiado corto. La política de SailGPes conservar toda la información sólo durante el tiempo especificado en el Calendario de Conservación de Datos y, en general, no más de dos años más el año en curso.
Este documento es un resumen del Calendario de Conservación de Datos y ofrece una indicación de las categorías de datos personales en poder de SailGP y la base sobre la que SailGP suele conservar datos e información durante más de los dos años estipulados en la Política.

2. Regla de la actualidad más dos años
Por lo general, los datos personales no se conservan más de dos años después de dejar de ser actuales, a menos que exista una razón específica para ello (véanse más adelante las categorías específicas que requieren distintos periodos de conservación). La definición de actualidad variará en función de los datos personales: por ejemplo, significará hasta que haya tenido lugar un evento de SailGP , la finalización de una temporada de SailGP , o hasta que un miembro del personal haya dejado de ser empleado de SailGP cuando se refiera al personal.
La regla de "actualidad más dos años" es un periodo objetivo para la conservación. Si no hay necesidad de conservar los datos personales durante tanto tiempo, pueden eliminarse de forma segura antes del plazo de dos años. SailGP intentará evaluar y actualizar trimestralmente los datos conservados de acuerdo con esta política, lo que significa que la norma de dos años más el período actual estará sujeta en última instancia a esta variación trimestral.

3. Excepciones a la regla de los dos años
Esta sección ofrece una guía de las categorías que tienen una legislación que determina el periodo de tiempo durante el cual deben conservarse los datos personales dentro de esa categoría. Se da una indicación de la sección principal del Calendario de Conservación de Datos que trata de esta categoría.

Categoría Ejemplos y periodo de conservación
Registros financieros Información fiscal, pagos del libro de caja, etc. Datos de nóminas. Año en curso más 6 años
Quejas Correspondencia con denunciantes, correspondencia con un organismo regulador como la Oficina del Comisario de Información. Año en curso más 6 años
Acuerdos contractuales Acuerdos con proveedores, acuerdos de nivel de servicio. Contratos legales. Documentación de licitación. Duración del contrato más 6 años
Documentos de gobernanza Artículos, instrumentos y registros de administración de la empresa. Órdenes del día y actas de reuniones. Año en curso más 6 años
Solicitudes de protección de datos Correspondencia relativa a las solicitudes de acceso de los interesados. Año en curso más seis años
Expedientes personales Amplia variedad de límites de retención específicos: consulte el calendario más abajo. De 6 meses a 75 años
Registros de salud y seguridad Consulte al responsable de Salud y Seguridad. Calendario de conservación Hasta 50 años
Datos relativos a los equipos de SailGP y sus representantes Información financiera, datos personales, información de auditoría. Año en curso más 6 años

Dada nuestra experiencia en la conservación de documentos y datos, SailGP aplica una política en la que normalmente los datos se archivan en primer lugar. A continuación, los datos archivados pueden convertirse en datos activos si se utilizan repetidamente, o bien pueden eliminarse una vez transcurridos los periodos de conservación contemplados en la presente política.
Los datos archivados se conservan con arreglo a los siguientes criterios:

  1. Una vez archivados, los datos no serán utilizados activamente por SailGP. A menos que los datos se actualicen y/o el interesado solicite que se actualicen.
  2. Una vez que los datos vuelvan a ser actuales, se volverá a aplicar a dichos datos la norma de los dos años más el año en curso.
  3. Los datos archivados permanecerán generalmente archivados durante dos años y después serán destruidos o anonimizados.
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Periodos de conservación de los datos (detallados)

Categoría de datos Registros conservados (tipo de datos) Plazo de conservación años Finalidad de la retención Acción tras la retención Base jurídica/Política pertinente SailGP Policy
Nómina Registro de nóminas Año fiscal en curso + 6 Cumplimiento legal Destruye Política de HMRC
Hojas de horarios Año en curso + 2 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Detalles salariales Año fiscal en curso + 6 Cumplimiento legal Destruye Política del HRMC
Récords de horas extraordinarias Fecha de finalización + 3 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
P45 Año fiscal en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Ley de Gestión Tributaria de 1970
Listas P60 Año anterior + 2 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Finanzas Cuentas anuales Año anterior +2+ Archivo En consonancia con la política Permanente Política financiera
Estados financieros mensuales Año en curso + 2 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Informes de auditoría interna Ejercicio en curso + 2 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Informes de auditoría externa Año anterior + 2 + Archivo En consonancia con la política Permanente Política financiera
Documentación fiscal Ejercicio en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido de 1994
Administración del IVA Año fiscal en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Conciliaciones de cheques Creación hasta después de la auditoría y luego 6 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Gastos de viaje/personal, etc. Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Impresiones BACS Ejercicio en curso + 3 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Costes jurídicos Ejercicio en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Facturas Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Pedidos Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Registros de compras Año fiscal en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política financiera
Recursos Humanos Detalles del personal actual Conservar y comprobar la moneda Cumplimiento legal Conserve Recomendación del CIPD
Datos del antiguo personal Fecha de finalización + 6 Cumplimiento legal Destruye Recomendación del CIPD
Evaluación del desarrollo profesional del personal Conservar para el personal actual. Antiguo personal Cese + 2 En consonancia con la política Conservar/Destruir Política de RRHH
Registros de asistencia Fecha de finalización + 4 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Informes de salud laboral Fecha de finalización + 4 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Retorno del asesoramiento a los empleados Fecha de finalización + 4 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Formularios de entrevista de salida Fecha de finalización + 1 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Expedientes del Tribunal de Empleo Fecha de finalización + 1 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Solicitudes de permisos personales y domésticos Fecha de finalización + 2 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Declaración de empleo externo Fecha de finalización + 4 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Registros de vacaciones/bajas Fecha de finalización + 2 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Documentos sobre pensiones Fecha de finalización + 6 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Referencias Fecha de finalización + 3 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Certificados de divulgación (claros) Registrar sólo el recibo En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Expedientes disciplinarios Fecha de finalización + 1 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Registros de reclamaciones Fecha de finalización + 1 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Trabajador de agencia CV Activo + 1 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Datos almacenados en el sistema HR Fecha de finalización + 6 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Solicitudes de baja por maternidad Año fiscal en curso + 3 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Solicitudes de trabajo flexible Fecha de finalización + 2 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Archivos de personal Fecha de finalización + 6 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Registros de formación Fecha de finalización + 6 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Detalles de redundancia Activo + 6 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Documentos de contratación 6 meses Cumplimiento legal Destruye Recomendación del CIPD
Detalles del empleo anterior 6 meses Cumplimiento legal Destruye Recomendación del CIPD
Solicitudes de puesto aceptadas Transferencia al expediente del personal Cumplimiento legal Transferencia al expediente del personal Recomendación del CIPD
Solicitudes de puesto no seleccionadas 1 año Cumplimiento legal Destruye Recomendación del CIPD
Notas de la entrevista 1 año Cumplimiento legal Destruye Recomendación del CIPD
Datos bancarios Año fiscal en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política de RRHH
Salud y seguridad Informes sobre salud y seguridad Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política de salud y seguridad
Registros de salud y seguridad 40 (COSHH) En consonancia con la política Archivo Política de salud y seguridad
Documentación jurídica Permanente En consonancia con la política Archivo Política de salud y seguridad
Informes de evaluación de riesgos Año de evaluación + 3 Cumplimiento legal Destruye Normativa sobre gestión de la salud y la seguridad en el trabajo de 1992
Libro de accidentes 4 años a partir de la fecha del último ingreso Cumplimiento legal Archivo Legislación
Correspondencia sobre salud y seguridad Año en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Legislación
Registros de formación sobre seguridad Año en curso + 6 Cumplimiento legal Destruye Legislación
Certificados de seguridad contra incendios Permanente Cumplimiento legal Archivo Legislación
Evaluación del riesgo de incendio y planes contra incendios Activo Cumplimiento legal Archivo Legislación
Mantenimiento y examen de los EPI Ejercicio en curso + 5 Cumplimiento legal Archivo Legislación
Control LEV Ejercicio en curso + 6 Cumplimiento legal Archivo Legislación
Operaciones de elevación - Exámenes Activo Cumplimiento legal Archivo Legislación
Registros de sucesos de incendios Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política de salud y seguridad
Seguros Pólizas de seguros 12 años Cumplimiento legal Archivo Legislación
Reclamaciones de responsabilidad civil patronal Permanente Cumplimiento legal Archivo Legislación
Fincas Planos de construcción Permanente En consonancia con la política Disponible Política de propiedad
Gestión de recursos Ejercicio en curso + 2 En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Documentación jurídica Permanente En consonancia con la política Archivo Política de propiedad
Transferencia de residuos Notas Ejercicio en curso + 2 Cumplimiento legal Archivo Legislación
Notas de envío de residuos Ejercicio en curso + 3 Cumplimiento legal Archivo Legislación
Plan de continuidad de las actividades Activo En consonancia con la política Archivo Política de propiedad
Información de seguridad Año en curso + 5 años En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Archivos de bienes arrendados Fin del contrato + 5 años En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Archivos de propiedad Ejercicio en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Archivos de trabajo Ejercicio en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Arrendamientos Fin del contrato + 5 años En consonancia con la política Destruye Política de propiedad
Grabaciones de vídeovigilancia 28 días En consonancia con la política Destruir salvo obligación legal Política de vídeovigilancia
Marketing Material promocional Año en curso + Archivo En consonancia con la política Archivo Política de marketing
Relaciones públicas Año en curso + Archivo En consonancia con la política Archivo Política de marketing
Enlace con la Comunidad Año en curso + Archivo En consonancia con la política Archivo Política de marketing
Recortes de prensa Año en curso + Archivo En consonancia con la política Archivo Política de marketing
TIC Especificaciones funcionales Activo + 2 En consonancia con la política Destruye Política informática
Especificaciones técnicas actuales Activo En consonancia con la política Destruye Política informática
Registros de operaciones Activo + 1 En consonancia con la política Destruye Política informática
Informe sobre incidentes de seguridad Año en curso + 5 En consonancia con la política Destruye Política informática
Correos electrónicos Activo + 2 En consonancia con la política Destruye Política informática
Registro de fotocopias Suprimido después de tres meses En consonancia con la política Destruye Política informática
Corporación Informes y cuentas anuales Permanente Cumplimiento legal Archivo Política de empresa
Documentos políticos Activo + 5 Cumplimiento legal Destruye Política de empresa
Documentos de las Comisiones del Consejo Año en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Política de empresa
Actas del Consejo Permanente Cumplimiento legal Archivo Política de empresa
Correspondencia general Año en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Política de empresa
SMT Actas del equipo directivo Año en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Política de empresa
Documentos del equipo directivo Año en curso + 5 Cumplimiento legal Destruye Política de empresa
Liga de Carreras Información sobre la venta de entradas Año en curso + 2 En consonancia con la política Archivo De acuerdo con la política de proveedores de billetes
Información sobre la acreditación Año en curso + 2 Los asistentes a los eventos suelen hacer un seguimiento y asistir en años posteriores Archivo N/A
Suscriptor del sitio web Año en curso + 6 Como los interesados pueden darse de baja, no hacerlo significa que la retención es pertinente Archivo N/A
Datos del deportista, incluidos los datos diametrales Año actual de SailGP Temporada + 2 Pertinencia de las imágenes difundidas Archivo N/A
Asistente en SailGP Hospitality Año actual de SailGP Temporada + 2 Los asistentes suelen seguir asistiendo en años sucesivos Destruir/Anonimizar N/A
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Última actualización: 7 de noviembre de 2022