POLÍTICA DE RETENCIÓN
SAILGP
Estrategia y política de conservación de documentos
F50 League LLC ("F50") se compromete a proteger y respetar su privacidad. F50 es una sociedad constituida en Delaware con domicilio social en One Liberty Plaza, 165 Broadway, Nueva York, NY 10006 USA.
En la gran mayoría de los casos, es probable que el responsable del tratamiento de los datos sea F50, como consecuencia de la gestión centralizada de los datos en todo el Grupo F50. En esta política, las referencias a "SailGP"se entenderán hechas al Grupo F50 (por separado o en conjunto), F50 y sus filiales, así como a cualquier sociedad de cartera de F50 y sus filiales, según proceda. Si tiene alguna pregunta en relación con esta Política, deberá ponerse en contacto con F50 en primera instancia a través de contact@sailgp.com o a la siguiente dirección:
Responsable de Protección de Datos
SailGP
6th Floor, Kings House
174 Hammersmith Road
Londres
W6 7JP
Introducción
La información y los datos son uno de los activos corporativos clave de SailGP. En el desempeño de sus diversas funciones, SailGP acumula información procedente tanto de particulares como de organizaciones externas. SailGP también genera una amplia gama de datos, que se registran en documentos y archivos. SailGP se esfuerza por mantener los datos de conformidad con la Ley.
Estos documentos y registros están en varios formatos diferentes, ejemplos de los cuales incluyen, (pero no se limitan a) comunicaciones como correos electrónicos, comunicados de prensa e información relacionada con las series, eventos, equipos, nuestros socios comerciales y patrocinadores, entradas y retransmisión de las Series.
A efectos de la presente Política, los términos "documento", "datos" y "registros" incluyen la información tanto en formato impreso como electrónico.
En determinadas circunstancias, será necesario conservar documentos específicos para cumplir requisitos legales o reglamentarios y también para satisfacer necesidades operativas justificables. La conservación de documentos también puede ser útil para acreditar hechos o acuerdos en caso de litigio, así como para preservar información que tenga valor histórico. SailGP ha elaborado esta Política con la intención de beneficiar a SailGP y a los interesados para lograr un cuidadoso equilibrio entre las obligaciones legales, la eficacia operativa y la conservación de los datos durante periodos razonables y adecuados a las circunstancias.
SailGP conservará algunos datos y formas de información durante más tiempo que otros. De acuerdo con el principio 5 de la Ley, no se pretende conservar la información más tiempo del necesario.
La conservación de todos los documentos y registros es poco práctica, por lo que la eliminación adecuada constituye un aspecto importante de esta política. La eliminación ayudará a SailGP a mantener un espacio de almacenamiento electrónico y de oficina suficiente y a descongestionar las oficinas. SailGP aplica un enfoque de "papel ligero" a los documentos impresos, conservando la gran mayoría de los registros electrónicamente en lugar de copias impresas siempre que sea posible.
SailGPLa política de conservación de SailGP es una herramienta utilizada para garantizar la conservación de la información empresarial, los datos personales y los datos personales sensibles durante el tiempo que sea necesario y esté justificado de acuerdo con nuestro enfoque equilibrado mencionado en el apartado 4. desea ser transparente y proactiva para ofrecer a los interesados transparencia sobre cómo SailGP conservará los datos y, en última instancia, cómo los destruirá. Esta Estrategia de Conservación de Documentos debe leerse en combinación con nuestra Política de Privacidad https://www.SailGP.com/privacy-policy. Tiene en cuenta el contexto en el que opera SailGP , incluido el entorno legal y normativo, por ejemplo el cumplimiento del quinto principio de protección de datos, las expectativas de las partes interesadas y las obligaciones legales vigentes de SailGP. Su objetivo principal es informarle sobre el modo en que se conservan, procesan, archivan y destruyen los datos para que la actividad de eliminación pueda llevarse a cabo de forma coherente y controlada.
Para cada categoría de datos pertinente se ofrece una tabla con el periodo de conservación previsto. El periodo de conservación se aplica a todos los registros de esa categoría por defecto, y se respetará siempre que sea posible, aunque SailGP reconoce que puede haber circunstancias excepcionales que requieran que los documentos se conserven durante periodos más cortos o más largos. Además, cabe señalar que, en consonancia con la Ley y con la obligación de SailGPde aplicar medidas de seguridad físicas y técnicas adecuadas, los datos y la información que SailGP posee electrónicamente son objeto de copias de seguridad periódicas y regulares. Estas copias de seguridad se mantienen indefinidamente y de acuerdo con la política de seguridad de SailGPpara garantizar la coherencia y el marco estable en el que SailGP desarrolla su actividad. Sobre esta base, estas copias de seguridad no se ven afectadas por los periodos de conservación para cada categoría de datos relevante que forman parte de esta Política. El conjunto de datos que forma parte de cada copia de seguridad no se verá afectado por los periodos de conservación ni por las medidas adoptadas en consonancia con los periodos de conservación que se mencionan a continuación.
Los periodos de conservación también se aplican a todos los formatos de registros, es decir, papel y electrónico, a menos que se indique específicamente lo contrario.
Los principales factores en los que se basan las decisiones sobre retención son:
- Necesidad empresarial.
- Servicios prestados a nuestros clientes y aficionados.
- Prestación de servicios profesionales, como la liga mundial de deportes.
- Nuestra experiencia sobre cuándo es probable que la conservación de la información y los datos sea beneficiosa para el interesado en relación con los servicios específicos que solicita a SailGP, incluida la información actualizada sobre las operaciones de SailGP.
- Requisitos legislativos y reglamentarios: por ejemplo, cumplimiento del quinto principio de protección de datos. Cuando proceda, se enumerará la legislación aplicable.
- Consentimiento informado y expreso del interesado.
Según nuestra experiencia, los interesados suelen estar dispuestos a consentir que SailGP conserve los datos y la información más allá de los periodos mencionados en esta Política. El motivo y la justificación de estos periodos ampliados de conservación, a modo de ejemplo, pueden incluir:
- Prestación de servicios ampliados de mantenimiento de registros.
- Eliminación de una carga administrativa para los interesados.
- Facilitar la comunicación entre SailGP y el interesado.
Mantener una relación comercial continua, que puede limitarse a cuestiones como el interés continuo del interesado en SailGP , incluida la asistencia a eventos organizados anualmente.
Por lo tanto, no es inusual que los interesados den su consentimiento libre e inequívoco a SailGP para conservar los datos más allá de los periodos que forman parte de esta Política.
Calendario de conservación de datos - Resumen
1. Propósito de este documento
Una parte vital de la política y la práctica de protección de datos de SailGPes que los datos personales se conserven durante el periodo de tiempo adecuado, ni demasiado largo ni demasiado corto. La política de SailGPes conservar toda la información sólo durante el tiempo especificado en el Calendario de Conservación de Datos y, en general, no más de dos años más el año en curso.
El presente documento es un resumen del Calendario de Conservación de Datos y ofrece una indicación de las categorías de datos personales en poder de SailGP y la base sobre la que SailGP suele conservar datos e información durante más de los dos años estipulados en la Política.
2. Regla de la actualidad más dos años
Por lo general, los datos personales no se conservan más de dos años después de dejar de ser actuales, a menos que exista una razón específica para ello (véanse más adelante las categorías específicas que requieren distintos periodos de conservación). La definición de actualidad variará en función de los datos personales: por ejemplo, significará hasta que haya tenido lugar un evento de SailGP , la finalización de una temporada de SailGP , o hasta que un miembro del personal haya dejado de ser empleado de SailGP cuando se refiera al personal.
La regla de "actualidad más dos años" es un periodo objetivo para la conservación. Si no hay necesidad de conservar los datos personales durante tanto tiempo, pueden eliminarse de forma segura antes del plazo de dos años. SailGP intentará evaluar y actualizar trimestralmente los datos conservados de acuerdo con esta política, lo que significa que la norma de dos años más el período actual estará sujeta en última instancia a esta variación trimestral.
3. Excepciones a la regla de los dos años
Esta sección ofrece una guía de las categorías que tienen una legislación que determina el periodo de tiempo durante el cual deben conservarse los datos personales dentro de esa categoría. Se da una indicación de la sección principal del Calendario de Conservación de Datos que trata de esta categoría.
| Categoría | Ejemplos y periodo de conservación |
|---|---|
| Registros financieros | Información fiscal, pagos del libro de caja, etc. Datos de nóminas. Año en curso más 6 años |
| Quejas | Correspondencia con denunciantes, correspondencia con un organismo regulador como la Oficina del Comisario de Información. Año en curso más 6 años |
| Acuerdos contractuales | Acuerdos con proveedores, acuerdos de nivel de servicio. Contratos legales. Documentación de licitación. Duración del contrato más 6 años |
| Documentos de gobernanza | Artículos, instrumentos y registros de administración de la empresa. Órdenes del día y actas de reuniones. Año en curso más 6 años |
| Solicitudes de protección de datos | Correspondencia relativa a las solicitudes de acceso de los interesados. Año en curso más seis años |
| Expedientes personales | Amplia variedad de límites de retención específicos: consulte el calendario más abajo. De 6 meses a 75 años |
| Registros de salud y seguridad | Consulte al responsable de Salud y Seguridad. Calendario de conservación Hasta 50 años |
| Datos relativos a los equipos de SailGP y sus representantes | Información financiera, datos personales, información de auditoría. Año en curso más 6 años |
Dada nuestra experiencia en la conservación de documentos y datos, SailGP aplica una política en la que normalmente los datos se archivan en primer lugar. A continuación, los datos archivados pueden convertirse en datos activos si se utilizan repetidamente, o bien pueden eliminarse una vez transcurridos los periodos de conservación contemplados en la presente política.
Los datos archivados se conservan con arreglo a los siguientes criterios:
- Una vez archivados, los datos no serán utilizados activamente por SailGP. A menos que los datos se actualicen y/o el interesado solicite que se actualicen.
- Una vez que los datos vuelvan a ser actuales, se volverá a aplicar a dichos datos la norma de los dos años más el año en curso.
- Los datos archivados permanecerán generalmente archivados durante dos años y después serán destruidos o anonimizados.
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Periodos de conservación de los datos (detallados)
| Categoría de datos | Registros conservados (tipo de datos) | Plazo de conservación años | Finalidad de la retención | Acción tras la retención | Base jurídica/Política pertinente SailGP Policy |
|---|---|---|---|---|---|
| Nómina | Registro de nóminas | Año fiscal en curso + 6 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de HMRC |
| Hojas de horarios | Año en curso + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Detalles salariales | Año fiscal en curso + 6 | Cumplimiento legal | Destruye | Política del HRMC | |
| Récords de horas extraordinarias | Fecha de finalización + 3 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| P45 | Año fiscal en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Ley de Gestión Tributaria de 1970 | |
| Listas P60 | Año anterior + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Finanzas | Cuentas anuales | Año anterior +2+ Archivo | En consonancia con la política | Permanente | Política financiera |
| Estados financieros mensuales | Año en curso + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Informes de auditoría interna | Ejercicio en curso + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Informes de auditoría externa | Año anterior + 2 + Archivo | En consonancia con la política | Permanente | Política financiera | |
| Documentación fiscal | Ejercicio en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido de 1994 | |
| Administración del IVA | Año fiscal en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Conciliaciones de cheques | Creación hasta después de la auditoría y luego 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Gastos de viaje/personal, etc. | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Impresiones BACS | Ejercicio en curso + 3 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Costes jurídicos | Ejercicio en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Facturas | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Pedidos | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Registros de compras | Año fiscal en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política financiera | |
| Recursos Humanos | Detalles del personal actual | Conservar y comprobar la moneda | Cumplimiento legal | Conserve | Recomendación del CIPD |
| Datos del antiguo personal | Fecha de finalización + 6 | Cumplimiento legal | Destruye | Recomendación del CIPD | |
| Evaluación del desarrollo profesional del personal | Conservar para el personal actual. Antiguo personal Cese + 2 | En consonancia con la política | Conservar/Destruir | Política de RRHH | |
| Registros de asistencia | Fecha de finalización + 4 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Informes de salud laboral | Fecha de finalización + 4 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Retorno del asesoramiento a los empleados | Fecha de finalización + 4 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Formularios de entrevista de salida | Fecha de finalización + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Expedientes del Tribunal de Empleo | Fecha de finalización + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Solicitudes de permisos personales y domésticos | Fecha de finalización + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Declaración de empleo externo | Fecha de finalización + 4 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Registros de vacaciones/bajas | Fecha de finalización + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Documentos sobre pensiones | Fecha de finalización + 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Referencias | Fecha de finalización + 3 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Certificados de divulgación (claros) | Registrar sólo el recibo | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Expedientes disciplinarios | Fecha de finalización + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Registros de reclamaciones | Fecha de finalización + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Trabajador de agencia CV | Activo + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Datos almacenados en el sistema HR | Fecha de finalización + 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Solicitudes de baja por maternidad | Año fiscal en curso + 3 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Solicitudes de trabajo flexible | Fecha de finalización + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Archivos de personal | Fecha de finalización + 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Registros de formación | Fecha de finalización + 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Detalles de redundancia | Activo + 6 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Documentos de contratación | 6 meses | Cumplimiento legal | Destruye | Recomendación del CIPD | |
| Detalles del empleo anterior | 6 meses | Cumplimiento legal | Destruye | Recomendación del CIPD | |
| Solicitudes de puesto aceptadas | Transferencia al expediente del personal | Cumplimiento legal | Transferencia al expediente del personal | Recomendación del CIPD | |
| Solicitudes de puesto no seleccionadas | 1 año | Cumplimiento legal | Destruye | Recomendación del CIPD | |
| Notas de la entrevista | 1 año | Cumplimiento legal | Destruye | Recomendación del CIPD | |
| Datos bancarios | Año fiscal en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política de RRHH | |
| Salud y seguridad | Informes sobre salud y seguridad | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política de salud y seguridad |
| Registros de salud y seguridad | 40 (COSHH) | En consonancia con la política | Archivo | Política de salud y seguridad | |
| Documentación jurídica | Permanente | En consonancia con la política | Archivo | Política de salud y seguridad | |
| Informes de evaluación de riesgos | Año de evaluación + 3 | Cumplimiento legal | Destruye | Normativa sobre gestión de la salud y la seguridad en el trabajo de 1992 | |
| Libro de accidentes | 4 años a partir de la fecha del último ingreso | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Correspondencia sobre salud y seguridad | Año en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Legislación | |
| Registros de formación sobre seguridad | Año en curso + 6 | Cumplimiento legal | Destruye | Legislación | |
| Certificados de seguridad contra incendios | Permanente | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Evaluación del riesgo de incendio y planes contra incendios | Activo | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Mantenimiento y examen de los EPI | Ejercicio en curso + 5 | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Control LEV | Ejercicio en curso + 6 | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Operaciones de elevación - Exámenes | Activo | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Registros de sucesos de incendios | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política de salud y seguridad | |
| Seguros | Pólizas de seguros | 12 años | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación |
| Reclamaciones de responsabilidad civil patronal | Permanente | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Fincas | Planos de construcción | Permanente | En consonancia con la política | Disponible | Política de propiedad |
| Gestión de recursos | Ejercicio en curso + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Documentación jurídica | Permanente | En consonancia con la política | Archivo | Política de propiedad | |
| Transferencia de residuos Notas | Ejercicio en curso + 2 | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Notas de envío de residuos | Ejercicio en curso + 3 | Cumplimiento legal | Archivo | Legislación | |
| Plan de continuidad de las actividades | Activo | En consonancia con la política | Archivo | Política de propiedad | |
| Información de seguridad | Año en curso + 5 años | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Archivos de bienes alquilados | Fin del contrato + 5 años | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Archivos de propiedad | Ejercicio en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Archivos de trabajo | Ejercicio en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Arrendamientos | Fin del contrato + 5 años | En consonancia con la política | Destruye | Política de propiedad | |
| Grabaciones de vídeovigilancia | 28 días | En consonancia con la política | Destruir salvo obligación legal | Política de vídeovigilancia | |
| Marketing | Material promocional | Año en curso + Archivo | En consonancia con la política | Archivo | Política de marketing |
| Relaciones públicas | Año en curso + Archivo | En consonancia con la política | Archivo | Política de marketing | |
| Enlace con la Comunidad | Año en curso + Archivo | En consonancia con la política | Archivo | Política de marketing | |
| Recortes de prensa | Año en curso + Archivo | En consonancia con la política | Archivo | Política de marketing | |
| TIC | Especificaciones funcionales | Activo + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política informática |
| Especificaciones técnicas actuales | Activo | En consonancia con la política | Destruye | Política informática | |
| Registros de operaciones | Activo + 1 | En consonancia con la política | Destruye | Política informática | |
| Informe sobre incidentes de seguridad | Año en curso + 5 | En consonancia con la política | Destruye | Política informática | |
| Correos electrónicos | Activo + 2 | En consonancia con la política | Destruye | Política informática | |
| Registro de fotocopias | Suprimido después de tres meses | En consonancia con la política | Destruye | Política informática | |
| Corporación | Informes y cuentas anuales | Permanente | Cumplimiento legal | Archivo | Política de empresa |
| Documentos políticos | Activo + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de empresa | |
| Documentos de las Comisiones del Consejo | Año en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de empresa | |
| Actas del Consejo | Permanente | Cumplimiento legal | Archivo | Política de empresa | |
| Correspondencia general | Año en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de empresa | |
| SMT | Actas del equipo directivo | Año en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de empresa |
| Documentos del equipo directivo | Año en curso + 5 | Cumplimiento legal | Destruye | Política de empresa | |
| Liga de carreras | Información sobre la venta de entradas | Año en curso + 2 | En consonancia con la política | Archivo | De acuerdo con la política de proveedores de entradas |
| Información sobre la acreditación | Año en curso + 2 | Los asistentes a los eventos suelen hacer un seguimiento y asistir en años posteriores | Archivo | N/A | |
| Suscriptor del sitio web | Año en curso + 6 | Como los interesados pueden darse de baja, no hacerlo significa que la retención es pertinente | Archivo | N/A | |
| Datos del deportista, incluidos los datos diametrales | Año actual de SailGP Temporada + 2 | Pertinencia de las imágenes difundidas | Archivo | N/A | |
| Asistente en SailGP Hospitality | Año actual de SailGP Temporada + 2 | Los asistentes a menudo seguirán asistiendo en años sucesivos | Destruir/Anonimizar | N/A | |
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Última actualización: 7 de noviembre de 2022